●  Căn cứ vào danh sách những người tham gia tố tụng cần được triệu tập đến phiên tòa do Thẩm phán lập, Thư ký làm giấy triệu tập (theo mẫu đã được ban hành) trình Thẩm phán ký.

●  Thông qua bưu điện gửi đến địa chỉ của người tham gia tố tụng có trong hồ sơ vụ án.

●  Thông qua bưu điện gửi đến UBND (hoặc Công an) phường, xã, thị trấn nơi những người đó cư trú đề nhờ tống đạt và gửi lại biên bản giao nhận cho Tòa án để lưu vào hồ sơ vụ án.

●  Tống đạt trực tiếp, Thư ký cần liên hệ với chính quyền địa phương nơi người đó cư trú phối hợp cùng đi đến nhà những người đó để tống đạt giấy triệu tập. Trong trường hợp họ cố tình từ chối không nhận giấy triệu tập thì Thư ký cần lập biên bản về việc từ chối nhận giấy triệu tập, có xác nhận của chính quyền địa phương và người làm chứng (nếu có).

●  Nếu những người đó vắng mặt tại địa phương thì phải tiến hành niêm yết theo quy định. Biên bản niêm yết lưu hồ sơ vụ án.

Lưu ý:

-  Phải có tài liệu lưu trong hồ sơ vụ án thể hiện việc Tòa án đã giao giấy triệu tập hợp lệ đối với những người được triệu tập đến phiên tòa.

Bị cáo đang bị tạm giam thì Thư ký phải soạn thảo Lệnh trích xuất bị cáo trình Thẩm phán ký gửi cho Trại tạm giam hoặc nhà tạm giữ nơi bị cáo đang bị tạm giam để họ dẫn giải bị cáo đến phiên tòa.

- Đối với vụ án dân sự, nếu trong trường hợp Viện kiểm sát cùng cấp tham gia phiên tòa, thì Thư ký gửi hồ sơ vụ án và lịch xét xử đến Viện kiểm sát cùng cấp.

Khi chuyển hồ sơ cho Viện kiểm sát nghiên cứu, Thư ký phải lập biên bản giao nhận hồ sơ và lập bản kê danh mục tài liệu có trong hồ sơ vụ án.

- Đối với vụ án hành chính: Sau khi có Quyết định đưa vụ án ra xét xử, Thư ký phải gửi hồ sơ cho Viện kiểm sát cùng cấp nghiên cứu. Việc giao nhận hồ sơ vụ án phải được lập biên bản lưu hồ sơ vụ án.